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OTIMIZAÇÃO - Automação contábil: Como otimizar processos para o contador?

13 de janeiro de 2021

Cada vez mais, a tecnologia se coloca como uma ferramenta indispensável no dia a dia das empresas. Em razão do potencial de otimização que os recursos tecnológicos podem oferecer, micros, pequenos e grandes negócios têm priorizado investimentos em inovação e na modernização de processos.

No setor da contabilidade, não é diferente. A automação contábil já é uma realidade e tem transformado a maneira como profissionais e empresas do ramo prestam seus serviços, executam seus processos e atendem aos seus clientes. Assim, garantem ainda mais eficiência, economia e competitividade — o que é ainda mais valioso, considerando se tratar de um segmento altamente competitivo.

Em razão da importância que o tema automação contábil representa para a realidade desse setor, preparamos este artigo para tratar sobre o assunto. Vamos apresentar alguns dos caminhos mais promissores para se implantar esse conceito na atualidade. Continue a leitura e confira!

O que é automação contábil?

Apesar de simples, automação contábil é um conceito extremamente amplo e que comporta uma grande quantidade de tarefas e medidas que são capazes de materializá-lo. No entanto, de forma mais geral, esse termo pode ser entendido como o processo de automatizar, isto é, de substituir tarefas manuais e operacionais, as quais demandam mais tempo e esforço, por alternativas eletrônicas, como softwares e dispositivos autônomos.

Em outras palavras, automação contábil é um processo de modernização do setor. O principal objetivo é garantir mais eficiência operacional, agilidade e precisão ao menor custo possível e com o menor esforço.

Quais as vantagens de automação contábil?

Por ser um conceito atual e intimamente ligado à ideia de otimização de processos, as vantagens da automação contábil são diversas. Tanto para a realidade do profissional contábil quanto para a rotina de escritórios de contabilidade, existem diversos pontos positivos que podem ser experimentados a partir da automação.

A seguir, listamos alguns dos principais benefícios dessa prática. Confira!

Redução de custos

Com processos mais automatizados e menos dependentes de atividades manuais, lentas e burocráticas, um efeito direto da automação é a redução de custos. A utilização de ferramentas tecnológicas especializadas, por exemplo, minimiza a necessidade de pessoal, assim como torna as tarefas mais precisas, reduzindo o retrabalho e a ocorrência de erros — situações que impactam diretamente os custos.

Da mesma forma, a composição de um ambiente mais automatizado e pautado em ferramentas digitais permite a adoção de metodologias mais eficazes, baseadas em softwares, documentos digitais e afins. Com isso, a redução do uso do papel é visível, assim como os custos referentes à manutenção de acervos de documentos físicos.

Maior agilidade nas entregas

Por ser um setor altamente técnico e burocrático, a contabilidade precisa romper com antigos padrões em suas atividades para conseguir reduzir burocracias e ser mais eficiente. Nesse sentido, a automação chega como uma ferramenta essencial.

Nos últimos anos, o governo implementou uma série de mudanças e melhorias em seus serviços e plataformas, digitalizando grande parte dos processos relacionados às áreas fiscal e contábil. Com isso, profissionais e empresas do segmento puderam seguir pelo mesmo caminho, investindo em automatização e digitalização das entregas.

Quais são as melhores maneiras de automatizar a contabilidade?

Atualmente, existem diferentes ações que podem ser adotadas para garantir a automação contábil. A definição da melhor estratégia, então, fica a critério do próprio negócio, considerando as suas necessidades e o nível de maturidade tecnológica, principalmente.

Apesar disso, existem ações que fazem sentido para todos os perfis de negócio, visto que estão relacionadas à digitalização de processos. Vejamos alguns dos principais exemplos!

Softwares de gestão

No contexto da contabilidade moderna, os softwares têm um papel extremamente importante. Esse tipo de ferramenta é responsável não só por reunir dados e informações, mas por segmentá-las de maneira coerente e produtiva, facilitando a rotina de profissionais e negócios contábeis.

Além disso, os softwares têm sido a base para a execução de tarefas repetitivas, automatizando fluxos de trabalho importantes, como:

  • troca de informações entre diferentes bases de dados;
  • organização de documentos fiscais;
  • geração de relatórios;
  • cumprimento de obrigações junto ao Fisco, como a geração e o envio de documentos fiscais.

Além de poupar tempo, os softwares são essenciais para reduzir erros e retrabalho no dia a dia, tornando o escritório mais produtivo. No mais, o aprofundamento da gestão dos dados possibilita aos profissionais da área contábil aprimorar suas entregas, adotando uma contabilidade mais estratégica e consultiva.

Gestão Eletrônica de Documentos

A rotina contábil depende diretamente do manuseio de documentos. O grande problema é que, ainda hoje, os escritórios e profissionais do setor utilizam processos físicos, baseados no uso do papel e documentos impressos — indo de encontro ao ideal de automação e modernização existente no segmento.

Nesse sentido, uma das tendências da contabilidade atual é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), especialmente, quando o assunto envolve automação. Na prática, trabalhar com documentos em formato digital, há tempos, já se mostrou muito mais produtivo e econômico para as empresas.

Com o apoio de softwares e plataformas de assinaturas, por exemplo, é possível gerar, assinar, enviar e receber documentos por meio online, de forma ágil, segura e totalmente válida do ponto de vista jurídico.

Exemplo disso está na plataforma Assine.Online da Soluti, uma plataforma de assinaturas e gestão de documentos na nuvem que não só simplifica, mas moderniza todo o processo, garantindo validade jurídica aos atos praticados, além de materializar a cultura paperless dentro do negócio.

As funcionalidades da plataforma são oferecidas em diferentes planos, se adaptando às necessidades de cada perfil de usuário. Há ainda um plano gratuito, que pode ser utilizado para testar a plataforma e atestar as suas inúmeras vantagens.

Como a Certificação Digital pode auxiliar nesse processo?

Levando em consideração o que foi dito sobre os documentos digitais, a Certificação Digital é uma das tecnologias mais relevantes para os negócios contábeis. A partir dela, por exemplo, escritórios podem migrar, de vez, para o formato digital, utilizando documentos eletrônicos em seus processos.

O Certificado Digital garante a autenticidade e a validade dos documentos e atos praticados a partir do seu uso. Com isso, é possível modernizar atividades importantes, como:

  • trocar informações com o Fisco (escrituração digital);
  • acessar plataformas do governo, como o e-CAC;
  • cumprir obrigações principais e acessórias remotamente, com segurança e total validade jurídica;
  • executar alterações contratuais em Juntas Comerciais;
  • abrir empresas.

Além disso, é preciso considerar que, nos últimos anos, o Governo Federal, principalmente, tem promovido inúmeras mudanças em seus serviços e sistemas — como a extinção do eSocial —, aderindo cada vez mais ao formato digital. Com isso, o cidadão, os profissionais e empresas já podem executar uma grande quantidade de serviços eletronicamente, com menos burocracia e a um custo mais baixo.

Entretanto, só podem aproveitar todas as facilidades desse processo de modernização os usuários que têm Certificado Digital. Assim, essa se tornou a principal ferramenta de validação da identidade nesses ambientes.

Como a Soluti pode ajudar você, contador?

Com uma forte atuação no segmento de tecnologia da informação, a Soluti é uma das principais marcas do mercado de Certificação Digital brasileiro. A empresa entrega uma gama variada de soluções, produtos e serviços capazes de materializar a automação contábil, considerando a realidade de profissionais e empresas do ramo.

Como Autoridade Certificadora (AC), a Soluti oferece diferentes tipos de Certificado Digital, além de uma extensa rede de atendimento para facilitar o processo de emissão.

Indo além, a Soluti disponibiliza ao contador um modelo de negócio exclusivo, o Programa Contador Parceiro. Nesse programa, são oferecidas duas modalidades de atuação, com ganhos que podem ultrapassar R$ 13.000,00 por negociação.

Uma dessas modalidades é o “indique-on”. Nela o profissional indica clientes para comprar os Certificados Digitais da Soluti por meio de uma página exclusiva. Assim, para cada indicação, o contador recebe um bônus especial e pode aumentar o faturamento do seu negócio de uma maneira orgânica e simples.

A outra modalidade é o “contador revende”, que permite ao contador fazer a aquisição de Certificados Digitais em lotes com descontos progressivos. Dessa forma, pode revender aos seus clientes e faturar mais com uma excelente margem de lucro.

A adesão ao programa é totalmente gratuita e o contador ainda aproveita uma série de vantagens exclusivas, como:

  • possibilidade personalizar a sua página de vendas com a marca da contabilidade;
  • processo totalmente online e simplificado, bastando encaminhar o link da página para o cliente;
  • custo zero com estrutura.

Além disso, o contador ainda tem a oportunidade de atuar em parceria com uma das marcas mais reconhecidas do mercado de Certificação Digital.

Por fim, em um segmento em que a precisão e qualidade das entregas são fatores críticos, a automação contábil desponta como uma necessidade para as empresas e profissionais do ramo. Com ela, é possível garantir mais produtividade e eficiência.

Então, o que acha de fortalecer o conceito de automação contábil dentro do seu negócio? Entre em contato agora mesmo com a Soluti e dê mais um passo rumo à inovação!

Fonte: Agencia Brasil

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